令和2年10月、文部科学省が全国の教育委員会へ「学校が保護者に求める押印の見直し及び学校・保護者等間における連絡手段のデジタル化の推進について」を通達し、教育現場の連絡手段についてもデジタル化（ペーパーレス化）を進めました。
そこで今回は出欠席管理やコロナ禍における健康観察、学校への連絡手段について、デジタル化するとどのようなメリットがあるのかを調べてみました！

当日の授業の準備や朝の部活動で忙しい時間帯に、児童・生徒の出欠席、遅刻の連絡があった場合、業務が中断してしまいます。新型コロナウイルスやインフルエンザ等のウイルスが流行している場合は、長時間電話対応に追われることもあるでしょう。また、担任でない教職員が電話を受けた場合、伝達漏れが起きてしまう可能性もあります。

一方、出欠席・遅刻の連絡をデジタル化した場合、教職員は自分のタイミングで確認することができ、業務を中断することはありません。また、スマートフォン等の携帯端末と連携させて確認できる場合は、部活動等の屋外活動中や出張先でも児童・生徒の出欠席連絡が確認できます。学校全体で情報を共有することで、家庭や子供たちへのきめ細かいフォローができることもメリットの1つです。

新型コロナウイルス流行に伴い、毎日の検温や体調確認等の健康観察を行う学校が多くなっていますが、連絡帳に日々の体温を記録したり、学校から体温・症状の有無などの項目が書かれた用紙を配布され、毎日記入して提出する方法をとっている学校もあるようです。また、現在も保護者会の出欠席や、学校行事の参加可否をアンケート用紙で行っている学校も少なくありません。
アンケートを、用紙で行った場合とデジタルで行った場合では、どのくらい作業時間に差があるのかを見てみましょう。

上記のように、デジタル化した場合、作業工程は減り、時間も約3分の1短縮できます。その上、紛失による保護者への不達はなくなり、保護者が回答後に提出できているか否か不安になることもありません。教職員は印刷・配布・手動の集計作業が不要になります。締め切り間近の連絡やアンケートは、デジタルであれば一括で返答の催促をすることも可能です。
また、アンケート用紙では集計のために回答内容をExcelに入力するとなると転記ミスの危険がありますが、デジタルのアンケートであれば保護者が入力したデータをそのまま集計に反映できるため、正確な集計結果を出すことが可能です。アンケートのデジタル化は保護者にとっても教職員にとっても、そして子供たちにとってもメリットであると言えるでしょう。

下図は、用紙の年間使用枚数の違いです。

この通り、学校行事に関するおたよりだけでも年間12,500枚と膨大な数の印刷用紙が使用されます。それをデジタル化するだけで印刷用紙の費用を削減でき、資源の削減にも繋がります。また、アンケート同様、紛失をなくすことができ、迅速・確実に内容を確認できる他、保護者が保管に困ることもありません。
いつでもどこでも確認できるところもメリットで、年間・月間予定表などのデータ送付を行うことで、保護者は予定をすぐに確認することができ、スケジュールを立てるのに役立てることができます。

保護者とのやりとりのデジタル化についてメリットをご紹介しましたが、弊社の連絡網システム「オクレンジャー」で特に活躍するのが「連絡フォーム」というオプション機能です。

出欠席連絡利用者イメージ画像

特に「出欠席連絡」、「体調確認」で役に立つ機能で、イメージ画像のようにオクレンジャー上にフォームを設置しておくことで、保護者は入力する日付を選択し、その日の子どもの出欠席や体調を入力するだけで学校へ連絡することが可能です。
「出欠席」「体調報告」「学校への意見・要望」など、用途に応じて様々なフォームの作成が可能です。
また、学校側が保護者の入力できる時間帯を制限できるので『月曜日～金曜日の6:00～9:00』と設定すれば、時間内はフォームで、時間外には電話で連絡をもらうなど工夫することで、教職員が連絡を見落としてしまうことを防げます。
連絡フォームの詳細につきましては、オクレンジャーヘルプデスクまで、お気軽にお問い合わせください。

政府からのICT化推進の影響もあり、学校では1人1台タブレットが支給され、デジタル教科書の利用や、新型コロナウイルスの影響でリモートでの在宅授業を行うなど、子どもたちの環境がデジタル化されているのは皆さんもご存じのことと思います。これに伴い、教育現場のデジタル化だけでなく、教職員・保護者間でのやり取りもデジタル化していくことが必要だと感じます。今回ご案内したように多くのメリットがあります。本コラムを参考に、更なるデジタル化を進めてみてはいかがでしょうか。

【参考文献】
・文部科学省「学校が保護者に求める押印の見直し及び学校・保護者等間における連絡手段のデジタル化の推進について」

記事監修

株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。
システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。
企業、教育機関、病院、官公庁など幅広い企業のBCP対策に貢献し、皆様の安全に貢献しております。

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