安否確認システムとは
会社などの多くの組織では、「安否確認システム」を整備し、災害時にも繋がりやすい緊急連絡手段を確保しています。
「安否確認システム」とは、地震・火災・風水害（台風・大雨）などの災害や、テロなどの緊急事態、パンデミックなどの異常事態が起こった際に、確実に従業員やその家族の安否情報、状況を把握するためのシステムです。大学に当てはめて考えると、災害時に学生と職員の安否を確認し、学生の安否を保護者へ共有するためのシステムです。
大きな災害が発生すると、電話など普段使っている回線にアクセスが集中し、繋がらなくなることが想定されます。連絡手段が絶たれれば、どれだけ緊急連絡網や防災マニュアルを決めて対策していても機能させることが格段に難しくなります。安否確認システムは、災害時の連絡手段として重要な役割を担っています。
大学での安否確認システムの必要性
大学に通う学生の中には、親元を離れて一人暮らしや寮生活をしている人も少なくないでしょう。災害時には、大学から学生、保護者へ速やかに情報を発信することが求められます。
学生への連絡手段はメールや連絡網システムなどで確保している場合が多いと思いますが、保護者への連絡手段はどうでしょうか。災害の被害状況や学生の安否情報を保護者へ伝えることも大学の役割です。大学が学生、保護者と常に連絡をとることができるよう体制を整えることで、保護者の安心にも繋がります。
自然災害の多い昨今では、学生と保護者への安否確認や情報共有をスムーズに行うための安否確認システムの整備は必須と言えます。
連絡網システムとの違い
連絡網システムとは、大学から学生・保護者へ一斉にメッセージを配信するためのシステムです。受信方法は専用アプリやメール、LINEなど、提供する企業によって様々です。従来の電話連絡網に比べ、配信者（大学）の負担も減り、短時間で確実に内容を伝達することが可能です。デジタル化が進む現在、多くの大学では連絡網システムを整備しており、学生への日常連絡に留まらず、アンケートや体調管理など様々な場面で活用されています。
では、災害などの緊急時、学生の安否確認や連絡を取るための準備はどうでしょうか？
災害などの緊急時も、連絡網システムで安否確認することを想定している方が多いと思います。普段利用しているシステムだからこそ、使い慣れており緊急時であってもスムーズに操作ができる点において、連絡網システムは安否確認のツールとしても利用できます。
しかしながら、連絡網システムの中には、災害時を想定していないため、回線が混み合い繋がりにくい、緊急時に職員からどのようなメッセージを配信すれば良いかわからない、など実際に災害が発生してわかる問題点もあります。
安否確認システムと連絡網システムの大きな違いはそこにあります。安否確認システムは、災害時に利用することを想定し、災害に備えたシステムになっています。
では災害に備えたシステムで重要な機能は何でしょうか？例えば以下のようなものが挙げられます。
安否確認結果を素早く確認できること
災害時にまず確認するべきは学生や職員の安否です。安否確認のメッセージを送ったら、次にその回答結果を確認します。その際、回答結果の自動集計機能があれば災害時でも素早く結果を確認することができ、次の行動に移ることができます。
気象庁と連動した自動配信機能があること
災害時、一から安否確認のメッセージを作成し配信するのは時間を要します。いざという時に「どんな内容で送ろう」となってしまうと、そこで時間をロスしてしまいます。職員の皆さんは安否確認以外にも確認事項などが多くあります。安否確認システムには、気象庁と連携し、予め設定した条件に当てはまる災害が発生した場合、自動で安否確認のメッセージが配信される機能があります。
この機能を有した安否確認システムを利用することで、初動対応を速やかに行うことが可能です。またメッセージの内容も予め決めておくため、災害発生時に配信内容を迷うこともありません。
システムによって、設定できる数や内容が異なるため、安否確認システムを検討する際は、どこまで設定できるかも確認してみてください。
安否確認システムとしても利用できる連絡網システム
普段学生への連絡に用いる連絡網システムと、災害時に用いる安否確認システムの2つを利用するとなると、コスト面でも運用面でも大学の負担は大きくなります。
最も効率良く利用するには、1つのシステムを普段は連絡網システムとして、災害時には安否確認システムとして利用することです。この2つを両立できるシステムがあれば、普段から使い慣れているため、大学と学生・保護者の相互がスムーズに利用できます。
では安否確認システムの機能を備えた連絡網システムはどのようなものがあるでしょうか。
ここでは弊社の連絡網システム「オクレンジャー」をご紹介します。「オクレンジャー」は、学校向け連絡網として開発され、今では大学をはじめとした教育機関はもちろん、官公庁や企業、医療・福祉団体など様々お客様にご利用いただいているシステムです。
団体問わず多くの方に選んでいただく理由として、日常の連絡から災害時の緊急連絡まで1つのシステムで行える点が挙げられます。
「オクレンジャー」は、「連絡網システムとの違い」でご紹介した、自動集計機能やメッセージの自動配信機能を備えた、災害に強いシステムです。
実際に、流通科学大学様（兵庫県）や麗澤大学様（千葉県）、横浜市立大学様（神奈川県）など全国の大学でもご導入いただいています。
流通科学大学様では、学生とその家族へ災害時の連絡用としてご導入いただき、自動配信機能をご活用いただいております。また学生や保護者への日常的な連絡にもご利用いただいています。
麗澤大学様でも連絡網に加え、安否確認としての利用を想定しご導入いただきました。弊社HPには麗澤大学様の活用事例をご紹介しております。是非ご覧ください。
＜麗澤大学様 導入事例＞←こちらをクリック
まとめ
記事監修 株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。
地震大国といわれる日本では、企業に限らず大学でも安否確認システムの整備は重要です。災害時に安否を確認し共有できる体制を整えておくことは、学生はもちろん保護者にとっても大きな安心に繋がります。これを機に災害時の連絡体制を見直してみてはいかがでしょうか。
システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。
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