保育園幼稚園、小学校、中学校どの教育機関にもかならずあるPTA、役員間ではもちろん保護者全体に連絡をしたい時、どのような方法で行っているのでしょうか。また、どのような方法が効率よく負担がなくできるのでしょうか。
今回はそんなPTA内の連絡について解説していきます。
PTAの連絡内容は？
まず、PTAではどのような内容の連絡があるのでしょうか。
・総会についての連絡
・行事についての連絡
・保護者会費についての連絡
などがあります。
総会についての連絡ではまず、開催日時の連絡があり、園や学校によっては開催時期のアンケートを取ったり、出欠の確認を行うこともあるかもしれません。
また、総会当日には前年度の会計内容や来年度の予算などが記載された資料の配布もあります。
次に学校行事でPTAの出し物がある場合や、PTA主催行事がある場合、その内容についての連絡があります。
主に役員間での連絡とはなりますが、例えば、音楽会やお遊戯会での出し物、バザーに出す商品に関しての募集、地域のお祭り等の行事の連絡や、ボウリング大会等のイベントの出欠確認を行う場合もあります。
保護者会費に関しては、会費をまとめて1日で集金できるよう集金の日が決まっていることが多いため集金日の連絡や、決まっていない場合でもいつまでにという連絡があるでしょう。
また1年間分をまとめて支払うか、半年に分けて支払うかの選択があることも多いでしょう。
現在多く利用されている連絡方法
現在多く利用されている連絡方法とそのメリット・デメリットは以下の通りです。
おたより
メール
LINE
連絡網システム
上記のように、それぞれメリット・デメリットがあります。
ではこれを考慮した上で、これからの連絡網に最適なものは何なのかを考えていきましょう。
PTA連絡網に適しているのは？
少し前まではおたよりでの連絡が主流でした。メリットもありますが、資源削減のため、ペーパーレス化を推奨されている時代です。
そこで、PTAの連絡に関してもシステム化し、省資源でより便利にしていくことが求められます。
2.で述べたメールやLINEを利用しての方法でも良いでしょう。
しかし、メールアドレスのような個人情報を取り扱うのは不安、フィーチャーフォンを使用しておりLINEのようなアプリは利用できないということもあるかもしれません。
そんな時には弊社連絡網システム「オクレンジャー」をおすすめいたします。
利用者1人1人にIDが発行されるため、メールアドレスはもちろん、個人情報の収集は不要。フィーチャーフォンをご利用の場合でもメールで登録ができます。
他にも
・画像、PDF、Excel等各種ファイルの添付が可能
・アンケートの実施が可能、自動集計もできExcelへ出力も可能
・学校と共同運用が可能
等、メールやLINEでは実現が難しい便利な機能が携わっています。
利便性や充実の機能を考えると、PTAの連絡網もこれからは「連絡網システム」を使用することをおすすめいたします。
まとめ
デジタル化が進んでいる今、PTAのような小さなコミュニティでもさまざまなシステムを利用し連絡を行っています。まだ紙ベースで行っている場合は省資源、伝達漏れを防ぐために。メールで行っている場合は、個人情報の取扱いによるトラブルをなくすことや、アドレス変更や迷惑メール対策による不通回避のために、ぜひシステムでの連絡網を検討してみてはいかがでしょうか。 記事監修 株式会社パスカルは法人向け安否確認システム「オクレンジャー」をご提供し、災害時の正確な安否確認と迅速な緊急連絡を実現しています。
システム開発における30年以上の実績と知見をもとに、使いやすく質の高いサービス提供を続け、140万人以上のお客様にご利用いただいております。
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